Privacy Officer/Information Security Officer (PO/ISO)

Het doel van Easycruit is om het wervingsproces voor Gemeente Amstelveen, hierna te vernoemen ‘werkgever’, te vereenvoudigen en een doeltreffende evaluatie van, en communicatie met kandidaten mogelijk te maken. Bij het gebruik van Easycruit ontvangt persoonsgegevens van kandidaten. Deze verwerkt hij in het kader van een evaluatie van hun vaardigheden en talenten om hun geschiktheid voor de openstaande functie te bepalen.

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is de toestemming van de kandidaat. Deze stemt tijdens het sollicitatieproces in met de verwerking en bepaalt welke persoonsgegevens hij of zij aan de werkgever wenst te verstrekken, bijvoorbeeld door gebruik te maken van de uploadfunctionaliteit via Google of Dropbox. Merk op dat kandidaten het recht hebben deze toestemming op elk gewenst ogenblik in te trekken.

De werkgever is de verwerkingsverantwoordelijke wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van kandidaten. Alle vragen inzake privacy kunnen direct aan de werkgever worden voorgelegd via de speciale communicatiekanalen die door Easycruit ter beschikking worden gesteld. Het doel van de verwerking van de persoonsgegevens is het ontwikkelen, implementeren en aanbieden van de diensten.

Easycruit is een service in de cloud die door Visma is ontwikkeld. De bedrijven die deel uitmaken van de Visma-groep en hun onderaannemers voor IT-diensten hebben voor het verzorgen van de dienst mogelijk toegang tot de persoonsgegevens van kandidaten. Met deze onderaannemers zijn overeenkomsten gesloten om de privacy van gegevens te waarborgen overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving (de GDPR, die met ingang van 25 mei 2018 van kracht is). Onderaannemers die zich buiten de EU bevinden zijn gehouden aan de doorgifteregelingen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd.

Persoonsgegevens van kandidaten worden tijdens het wervingsproces in Easycruit verwerkt voor zover dit nodig is om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen. Kandidaten hebben in Easycruit toegang tot hun profiel, waar zij gegevens kunnen wissen, uploaden en bewerken.

De werkgever bewaart de (persoons)gegevens van kandidaten maximaal vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Deze vier weken gaan in na een definitieve afwijzing van de kandidaat. Met toestemming van de kandidaat kan de werkgever de (persoons)gegevens nog een jaar bewaren, voor het geval er in dat jaar een passende functie zou vrijkomen.

Kandidaten kunnen op elk moment contact opnemen met de werkgever om hun recht uit te oefenen op inzage, rectificatie of wissen van hun persoonsgegevens, om beperking te vragen van de verwerking van hun persoonsgegevens, om bezwaar te maken tegen de verwerking daarvan en om het recht op gegevensoverdraagbaarheid uit te oefenen. Daarnaast hebben kandidaten het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit met betrekking tot de verwerking van hun persoonsgegevens.